Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste
Kotihin LKV Oy

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Kotihin LKV Oy
Osoite: Albertinkatu 44 B 32, 00180 Helsinki
Puhelin: +358505769781
Yhteyshenkilö ja tietosuojavastaava: Markus Mannfors

2. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt
Asiakasrekisteri. Rekisterissä käsitellään yrityksen asiakastietoja.

3. Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on asiakasyritysten ajantasainen hallinta ja ylläpito.
Rekisteriä käytetään yrityksen laskutuksessa ja asiakkuuden kannalta tärkeiden viestien lähettämisessä.
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, ellei siitä erikseen mainita.

4. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä käsitellään yrityksen asiakkaiden yhteystietoja sekä muita asiakkuuteen liittyviä tarpeellisia tietoja.
Näitä tietoja ovat:

  • Rekisteröidyn yrityksen nimi ja Y-tunnus
  • Rekisteröidyn yrityksen osoite ja kotipaikka
  • Rekisteröidyn yhteyshenkilön etu- ja sukunimi
  • Rekisteröidyn yrityksen ja / tai yhteyshenkilön laskutusosoite
  • Rekisteröidyn yrityksen ja / tai yhteyshenkilön sähköpostiosoite
  • Rekisteröidyn yrityksen ja / tai yhteyshenkilön puhelinnumero.

5. Säännönmukaiset tietolähteet
Yhteystiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään.

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Yrityksen asiakkaiden yhteystietoja säilytetään Kotihin LKV Oy:n laskutusohjelmiston asiakasrekisterissä. Rekisteri on tallennettuna ainoastaan laskutukseen käytettävän tietokoneen kiintolevylle ja sen varmuuskopioihin. Tietoihin ei pääse käsiksi internetin välityksellä. Henkilötietoihin pääsy on rajattu, eikä tietoja luovuteta muille toimijoille. Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yrityksen asiakas. Asiakkuuden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti 12 kuukautta tai kuitenkin vähintään lainsäädännön edellyttämään ajan. Kaikki manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa. Rekisteriin talletetut tiedot eivät ole säädetty salassa pidettäviksi.
Rekisteritiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja asiakastietojen käyttöä valvotaan. Yrityksen käytössä oleva tietokone, sekä sen työasema on suojattu.
Yrityksen sähköpostiohjelma tallentaa yritykselle tulleiden ja lähetettyjen viestien sähköpostiosoitteet. Yrityksen kotisivuilla olevien yhteydenottolomakkeiden kautta lähetetyt tiedot välittyvät yrityksen sähköpostiin https-suojatulla yhteydellä. Sähköpostien palvelimen tietoturvasta huolehtii luotettava kotimainen palveluntarjoaja.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja säilytetään ainoastaan yrityksen sisäisessä järjestelmässä johon ei ole pääsyä internetin välityksellä. Henkilötietoja ei luovuteta muille toimijoille, ellei siitä ilmoiteta.

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Yritys ei käytä yhteystietojen käsittelyssä tai sen siirrossa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella olevia palveluja, eikä tietoihin anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi.

9. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yrityksen asiakas. Asiakkuuden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti 12 kuukautta, kuitenkin lain edellyttämän ajan.

10. Rekisteröidyn tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietonsa, ja milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat yrityksen käsittelemät henkilötiedot
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
  • vaatia henkilötietojensa poistamista
  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on yrityksen oikeutettu etu
  • saada henkilötietonsa sähköisessä muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot yritykselle. Yritys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö -kohdan yksi (1) mukaisesti. Yritys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yritys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä rekisterin ylläpitäjän sähköpostiin kotihin@kotihin.fi.

Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Kotihin LKV Oy
Albertinkatu 44 B 32, 00180 Helsinki
00180 Helsinki

13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.
Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 9.11.2023.